Den gamle projektmappe er forsvundet fra portalen. Det betyder langt fra, at den er beskyttet. Når søgning eller AI gør indholdet tilgængeligt, får forskellen mellem skjult og utilgængelig praktisk betydning.
En ryddelig menu kan skjule et uoverskueligt arkiv.
En fiktiv virksomhed afslutter et projekt. Projektlinket fjernes, mens filerne bevares til senere spørgsmål. Den hidtidige medarbejdergruppe kan stadig læse mappen. Det kan være en fagligt korrekt beslutning eller en overset rest fra projektfasen.
Med en ny AI-søgning behøver ingen kende det gamle link. Hvis importen eller forbindelsen omfatter mappen, og adgangen er tilladt, kan et spørgsmål om en tidligere beregning gøre relevante oplysninger søgbare. Problemet skyldes ikke det manglende menupunkt, men en uklar beslutning om rettigheder og arkivering.
Fire enkle test viser forskellige grænser.
- Navigation
- Er mappen kun skjult i den synlige brugerflade? Det siger i sig selv intet om adgang ad andre veje.
- Direkte adgang
- Kan en testkonto åbne den kendte fil via dens adresse eller i programmet? Det er den faktiske adgang, der kontrolleres, ikke blot et formodet gruppemedlemskab.
- Søgning
- Vises titler, tekstuddrag eller forhåndsvisninger? Også disse oplysninger kan være fortrolige, selv om filen efterfølgende ikke kan åbnes.
- AI-svar
- Hvilken kilde blev faktisk brugt? Et undvigende svar eller et manglende søgeresultat beviser endnu ikke, at adgangen er blokeret.
Et indeks kan leve længere end en adgangstilladelse.
Søgeindekser og svarcache er selvstændige datasamlinger. Når en adgangstilladelse ændres, skal det være klart, hvornår og hvordan ændringen får virkning dér. At fjerne et dokument fra kilden, mens teksten bliver i indekset, er ikke en fuldstændig sletning.
Afledte oplysninger hører også med i testen: gamle sammenfatninger, eksporterede svar, delte chatsamtaler og logfiler. Oplysninger, der allerede er videregivet, kan ikke hentes tilbage alene ved at ændre mapperettigheder. En oprydning kræver derfor et blik på hele informationens vej.
Arkivering kræver et bevidst valg.
For en afsluttet sag fastlægger de ansvarlige, hvad der stadig skal bruges, hvem der skal beholde adgangen, og hvor længe. En arkivgruppe kan være nyttig, hvis den faktisk svarer til den relevante modtagerkreds. Adgang for alle medarbejdere følger ikke automatisk af, at et projekt er historisk.
Krav om opbevaring og virksomhedens behov for dokumentation kan tale for at bevare data. Det betyder ikke, at alle medarbejdere skal kunne se dem i deres daglige videnssøgning. Juridiske og faglige krav afstemmes med den tekniske adgangsstyring.
Hvad indførelse af AI kan forbedre.
Et kontrolleret pilotprojekt giver anledning til at efterprøve disse beslutninger på en dokumenterbar måde. Man vælger repræsentative ældre og aktuelle arkiver, udpeger deres ejere og afprøver både tilladt og afvist adgang med testkonti. Testene gentages efter en rettighedsændring.
En ekstra begrænsning af søgning kan hjælpe under oprydningen. Den skal vurderes ud fra sin faktiske rækkevidde og erstatter ikke en rettelse af forkert tildelte rettigheder ved kilden. Især i producenternes funktioner kan global søgning, søgning på et bestemt websted og direkte filadgang have forskelligt omfang.
Vores faglige side om AI-sikkerhed forklarer disse grænser. Den tekniske gennemførelse af en søgning, der kan efterprøves, beskrives under Virksomhedsviden og RAG .
Kilder: Microsoft: sikkerhedsfiltrering med søgefiltre. Eksemplet er hypotetisk og går på tværs af produkter; konkrete systemer kræver egne adgangstest.
