En abonnementspris pr. bruger er endnu ikke en femårsberegning. En sammenligning af privat cloud og Software as a Service (SaaS) til en mellemstor virksomhed kræver migrering, drift, backup og arbejdstid på begge sider. En selvdriftet platform kræver hardware og vedligeholdelse. SaaS kræver også administration, datamigrering, en afprøvet gendannelsesstrategi og klare aftaler. Først med en afgrænset opgave bliver tallene sammenlignelige.
Den offentliggjorte DAXS-oversigt over cloud, on-premises og hybrid forklarer driftsmodellerne. Her handler det om den efterprøvelige omkostningsberegning for 20, 50 og 100 personer. Privat cloud er et miljø udelukkende til én organisation; ifølge NIST kan det drives internt eller hos en leverandør. SaaS er brug af en leveret applikation. Begreberne alene siger intet om ens funktioner, ansvar eller tilgængelighed.
Fastlæg først det fælles funktionsomfang
Den fiktive virksomhed har brug for filsynkronisering, intern og ekstern deling, versionshistorik, fælles redigering af enkle tekstdokumenter, rollebaseret adgang og dokumenteret gendannelse. Lager- og brugsantagelser pr. person er ens; datavækst vurderes særskilt senere. Den private løsning indeholder en selvdriftet samarbejdsplatform med dokumenttjeneste på dedikeret hardware i et datacenter. SaaS omfatter et hypotetisk abonnement med de nævnte minimumsfunktioner. Begge omfatter særskilte backupomkostninger og to gendannelsesøvelser om året.
Dette omfang er ikke en påstand om, at bestemte produkter har ens funktioner. Før en beslutning skal samtidig redigering, filformater, gæsteadgang, mobilbrug, identitetsintegration, logning, tilgængelighed og eksport testes. Mangler en obligatorisk funktion, er den billigste tabelrække ikke et passende tilbud. For den private løsning viser Nextcloud-dokumentationen, at backup skal indeholde database, data og konfiguration; en dokumenttjeneste kræver egen integration og konfiguration. Produktvalg og licensvilkår står åbne i denne fiktive model.
Læg alle antagelser frem
Alle beløb er frit valgte, afrundede regneantagelser i euro eksklusive afgifter, ikke leverandørpriser, et DAXS-tilbud eller en prognose. Den interne timepris inklusive alle omkostninger er 80 €. Priser og lønninger er konstante i fem år; inflation, skatter, finansiering, restværdi, hardwareudskiftning efter femte år og merforbrug ved datavækst er udeladt. Hardware betales ved start og bruges i hele perioden. Ingen løsning omfatter et ekstra driftssted eller et løfte om høj tilgængelighed.
| Omkostningspost | SaaS | Privat cloud |
|---|---|---|
| Engangsmigrering | 30 timers grundopsætning × 80 € plus 1,5 time pr. person × 80 € | 60 timers platformsopsætning × 80 € plus de samme 1,5 time pr. person × 80 € |
| Hardware ved start | 0 € hos kunden | 20 / 50 / 100 personer: 6.000 / 9.000 / 14.000 € |
| Abonnement eller brugerlicens | 15 € pr. person pr. måned | 3 € pr. person pr. måned for antagne software-/supportrettigheder |
| Backup | Yderligere 3 € pr. person pr. måned | Eksternt lager 80 / 140 / 250 € pr. måned |
| Løbende drift | 2 / 3 / 5 timers administration pr. måned × 80 € | 6 / 8 / 12 timers administration pr. måned × 80 € |
| Gendannelsesøvelser | 2 × 8 timer om året × 80 € | 2 × (8 / 8 / 12) timer om året × 80 € |
| Andre private driftsomkostninger | Inkluderet i det antagne abonnement; virksomhedens netforbindelse er udeladt i begge løsninger | Colocation 180 / 180 / 300 €, strøm 120 / 180 / 280 €, lokalitetsnet 100 / 100 / 150 €, platformsupport 80 / 120 / 180 € og vedligeholdelsesreserve 100 / 120 / 180 € pr. måned |
Tallene adskilt af skråstreger gælder altid 20 / 50 / 100 personer. Den private vedligeholdelsesreserve er et budget til udskiftning og småreparationer, ikke garanteret producentdækning. Ved SaaS er hosting, datacenterstrøm og platformshardware inkluderet i det hypotetiske abonnement og tælles ikke igen som en særskilt kunderegning. Fælles internetforbindelse og slutenheder ligger uden for begge beregninger. Et reelt tilbud skal afklare indholdet af abonnement, backup, support og eksport.
Resultatet for tre og fem år
Hvert felt bruger formlen: Samlede omkostninger = engangsopsætning + årlige omkostninger × antal år. For SaaS er de årlige omkostninger 12 × brugere × (15 € abonnement + 3 € backup) + 12 × månedlige administrationstimer × 80 € + 2 × 8 timers gendannelsesøvelse × 80 €. I det private miljø kommer 4.800 € til platformsopsætning og 120 € migrering pr. person oven i hardwaren. Årsomkostningerne består af tolv måneders colocation, strøm, lokalitetsnet, ekstern backup, support og vedligeholdelsesreserve samt brugerlicenser, administration og gendannelsesøvelser.
| Personer / løsning | Engangsbeløb | Årligt | 3 år | 5 år |
|---|---|---|---|---|
| 20 · SaaS | 4.800 € | 7.520 € | 27.360 € | 42.400 € |
| 20 · Privat cloud | 13.200 € | 15.680 € | 60.240 € | 91.600 € |
| 50 · SaaS | 8.400 € | 14.960 € | 53.280 € | 83.200 € |
| 50 · Privat cloud | 19.800 € | 20.840 € | 82.320 € | 124.000 € |
| 100 · SaaS | 14.400 € | 27.680 € | 97.440 € | 152.800 € |
| 100 · Privat cloud | 30.800 € | 33.120 € | 130.160 € | 196.400 € |
Kontrol af den midterste række: 50 SaaS-brugere koster 2.400 € i grundopsætning + 50 × 120 € i migrering = 8.400 € én gang. Årligt giver 50 × 18 € × 12 = 10.800 € til abonnement og backup, 3 × 12 × 80 = 2.880 € til administration og 2 × 8 × 80 = 1.280 € til øvelser. Det bliver 14.960 € om året og 8.400 + 5 × 14.960 = 83.200 € over fem år. Det private miljø til 50 personer starter med 9.000 + 4.800 + 6.000 = 19.800 €. Årsposterne er i alt 20.840 €, hvilket giver 124.000 € over fem år.
Hvilken ændring flytter sammenligningen?
Stiger kun det antagne SaaS-abonnement med 5 € pr. person pr. måned, stiger femårsomkostningen med 6.000 € for 20, 15.000 € for 50 og 30.000 € for 100 personer. For 100 personer bliver modellen 182.800 € frem for 152.800 €. Den private løsning til 100 personer forbliver på 196.400 € ved konstante antagelser. En SaaS-stigning på omkring 7,27 € pr. person pr. måned i forhold til basisabonnementet gennem alle fem år ville udligne de to beløb for 100 personer; det er en regnetærskel i eksemplet, ikke en prisprognose. Mere hardware, et ekstra driftssted, dyrere strøm eller flere driftstimer ville også ændre den private løsning. Datavækst kan øge omkostningerne i begge løsninger.
Send samme tjekliste med tilbudsforespørgsler: aktive og eksterne brugere, lager og årlig vækst, ønskede Office-formater, versioner og rettigheder, gendannelsesmål, dataeksport, supporttider, tilgængelighed og ansvar. Et flueben ved »inkluderet« er ikke nok til backup: Det skal stå klart, hvilke data der kommer tilbage til et uafhængigt miljø, hvor hurtigt og hvem der gennemfører øvelsen. Et abonnement flytter driftsansvaret uden at fjerne det.
Til en reel beslutning kan DAXS kortlægge de nødvendige funktioner, gøre tilbuddene sammenlignelige og erstatte antagelser med målinger og aftaler. Kontakt DAXS.
Kilder: NIST SP 800-145: definition af cloud- og servicemodeller · AWS Well-Architected: medtag drift og administration i totalomkostninger · Nextcloud: dele af en fuldstændig backup · Nextcloud: opsætning af dokumenttjenesten.
